Isikuandmete töötlemine

Oma sisemises töökorralduses tagame, et isikuandmete töötlemine on seaduslik, õiglane ja läbipaistev; töötlemisel lähtume eesmärgipärasuse ja minimaalsuse põhimõtetest; rakendades turvameetmeid, mis kaitsevad isikuandmeid ebaseadusliku juurdepääsu ja juhusliku kaotamise ning hävimise eest.

Lisaks isikuandmete kaitse üldmäärusele, lähtub sotsiaalministeerium oma tegevuses avaliku teabe seadusest ja teistest eriseadustest. Seetõttu on suhtlus ministeeriumiga avalik üksnes seaduses sätestatud ulatuses. Meie teabega saab tutvuda kas avalikus dokumendiregistris (vt siin) või teabenõude esitamisega.

Sotsiaalministeerium kui vastutav töötleja võib kasutada erinevate andmetöötlusprotsesside juures volitatud töötlejaid. Nii pakub arvutitöökoha puhul teenust Riigi IT Keskus, Rahandusministeeriumi dokumendihaldustalitus korraldab ministeeriumi dokumendi- ja arhiivihaldust koostöös Riigi Tugiteenuste Keskusega, riigi infosüsteemi kuuluvate andmekogude puhul võib olla volitatud töötlejaks Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus või muu asutus. Volitatud töötlejaid võib kaasata ka teistes töötlusportsessides, näiteks dokumendihalduse või raamatupidamise tagamiseks, volitatud töötleja võib täita ülesandeid ka ministeeriumi uuringu läbiviimisel.

Volitatud töötleja on määratud kas õigusaktis või lepingus. Õigusaktid on avaldatud Riigi Teatajas ja lepingud sotsiaalministeeriumi dokumendiregistris, millele tagatakse otsejuurdepääs ministeeriumi veebilehelt. Hangete korral on info leitav ka riigihangete registris.

Isikuandmed tekivad ministeeriumis töö käigus. Kokkuvõtlikult võib tuua, et me töötleme Teie isikuandmeid kui külastate meie veebilehte, pöördute meie poole mõnes küsimuses, olete mõne lepingu osapooleks või toetuse saajaks, samuti siis kui Teie andmed on kantud sotsiaalministeeriumi vastutusel olevasse andmekogusse või kui ministeerium viib läbi isikuandmetega seotud uuringuid, lähtudes seaduses toodud tingimustest ja korrast. Teie isikuandmeid võime töödelda ka siis kui kandideerite meile tööle, osalete mõnes töörühmas või kohtumisel lobistina.

Teie isikuandmete väljastamisel või edastamisel kolmandatele isikutele, lähtume andmete töötlemise õiguslikest alustest (näiteks kohtu nõudmisel vms). Täpsemalt oleme selgitanud eelviidatud töötlemisjuhte alljärgnevalt.

• Võrgulehe ja suhtlusvõrgustike külastamine

Kui külastate meie võrgulehte ja tutvute sealse infoga, piirduvad Teie kohta kogutavad ja säilitatavad andmed Teie kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiaadressiga (IP-aadressiga), Teie kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiteenuse pakkuja nime ja aadressiga ning külastamise ajaga (kellaaeg, kuupäev, aasta).

Me ei seo IP-aadresse isikut tuvastava teabega ning kasutame neid üksnes isikustamata kujul. Me kogume ja säilitame andmeid selle kohta, millist võrgulehe osa Te külastate ja kaua sellel peatute. Selleks kasutame küpsiseid ehk väikseid tekstifaile, mis salvestatakse Teie arvutisse või mobiilseadmesse, kui meie kodulehte külastate. Küpsiste kasutamist saate piirata oma veebilehitseja seadete kaudu. Neid andmeid kasutame külastusstatistika koostamiseks, et selle põhjal võrgulehte arendada ning muuta külastajasõbralikumaks.

Andmeid säilitame kuni 12 kuu jooksul alates veebilehe külastamisest ning pärast tähtaja möödumist andmed kustutatakse.

Rohkem loe küpsiste kohta siit.

Suhtlusvõrgustike kasutamisel (näiteks Linked-in, Youtube, Facebook), lähtutakse platvormi tingimustest. Viidatud lehed on avalikud ja igaüks saab neid kasutada ja jagada. Kontot külastades kogub Teie kohta andmed meie jaoks kolmas osapool ning nende üle puudub meil kontroll .

• Kui Te pöördute meie poole

Teie märgukirjas, teabenõudes, selgitustaotluses või ka muus taotluses (näiteks teie isikuandmetega seotud õiguste kasutamisel) sisalduvaid isikuandmeid kasutame pöördumise läbivaatamiseks ja Teile vastamiseks.

Pöördumise andmestik on avaliku teabe seaduse kohaselt nähtav meie dokumendiregistris. Seal on näha kirja saatja või saaja initsiaalid, mitte Teie nimi, et kaitsta tundlike teemade korral teie eraelu. Avaliku teabe seaduse kohaselt on Teiega peetav kirjavahetus juurdepääsupiiranguga. Kui Te soovite teavet, mis on juurdepääsupiiranguga ja Teil on õigus sellist infot saada, peame olema veendunud Teie isikusamasuses.

Kui olete saatnud meile pöördumise, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, edastame selle asjaomasele asutusele ning teavitame sellest ka Teid.

Sõltumata juurdepääsupiirangust, väljastame me teabe asutusele või isikule, kellel on seadusest tulenevalt õigus seda küsida (näiteks uurimisasutus, kohus vms).

Teiega peetud kirjavahetust võime kasutada ka asutuse-siseselt oma töö kvaliteedi hindamiseks. Kirjavahetuse statistikat ja kokkuvõtteid avaldame ananüümitud kujul, ilma isikuandmeteta.

Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitame viis aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad hävitamisele.

• Kui Teie isikuandmed on kantud sotsiaalministeeriumi peetavasse andmekogusse

Riigi infosüsteemi kuuluv andmekogu on avaliku teabe seaduse alusel infosüsteemis töödeldavate korrastatud andmete kogum, mis asutatakse ja mida kasutatakse seaduses, selle alusel antud õigusaktis või rahvusvahelises lepingus sätestatud ülesannete täitmiseks.

Andmekogu vastutav töötleja võib volitada andmete töötlemise, andmekogu majutamise jm korralduslikud nõuded teisele riigi- või kohaliku omavalitsuse asutusele, avalik-õiguslikule juriidilisele isikule või hanke- või halduslepingu alusel eraõiguslikule isikule. Volitatud töötleja on kohustatud täitma vastutava töötleja juhiseid andmete töötlemisel.

Sotsiaalministeerium on vastutav töötleja järgmiste andmekogude osas, mille eesmärkide kohta saab rohkem lugeda siit:

• Tervise infosüsteem 
• Surma põhjuste register
• Müokardiinfarktiregister 

• Osalete töörühmas, olete konkreetse lepingu osapooleks või olete toetuse saaja

Töörühma liikmena koosolekul osaledes, võime töödelda Teie nime ja meiliaadressi, koosolekute protokollimisel lähtutakse dokumendihalduskorrast ja töörühma töökorrast. Lepingu osapoolena töötleme Teie kontakte ja muid vajalikke andmeid (näiteks arvelduskonto andmed), lähtudes ministeeriumi üldtingimustest (leitavad siit). Toetuse saajana lähtutakse andmete töötlemisel konkreetse toetuse tingimustest, mis kinnitatakse õigusaktis ja on leitavad dokumendiregistris.

• Andmete kasutus uuringutes

Uuringute tegemisel lähtume isikuandmete kaitse seaduses sätestatud korrast ning tingimustest ning uuringud ja analüüsid avaldatakse ministeeriumi veebilehel.

• Sotsiaalministeeriumisse tööle või teenistusse kandideerimine

Juhul kui kandideerite meile tööle (töötajaks) või teenistusse (ametnikuks), on Teie isikuandmete töötlemise eesmärk leida kandidaat, kelle haridus, töökogemus, teadmised ja oskused vastavad enim töö- või teenistusülesannete täitmiseks kehtestatud nõuetele.

Kohtade täitmiseks konkursse ja värbamist, sh kandidaatide hindamist, korraldab sotsiaalministeeriumi personalitöö eest vastutav töötaja. Avaliku konkursi korraldamisest teatatakse sotsiaalministeeriumi veebilehel.

Jätame endale õiguse loobuda väljakuulutatud konkursist või muuta juba väljakuulutatud konkursi tingimusi ning sellisel juhul teavitame kandidaate ministeeriumile esitatud kontaktandmete kaudu ja avalikkust konkursiteate avaldamise kohas.

Värbamisprotsessis läbivad kandidaadid üldjuhul mitu vooru ning kandidaatide hindamisse kaasame vajadusel välised asjatundjad. Värbamisprotsessis võib kandidaadi kohta koguda täiendavat teavet avalikest allikatest. Kandidaadil on õigus saadud teabega tutvuda ja esitada omapoolsed selgitused-vastuväited.

Eeldame, et kandideerija on kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatele andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks. Samuti on soovitajad nõustunud sellega, et sotsiaalministeerium nende poole teabe saamiseks pöördub. Kandideerimisdokumente kasutame üksnes konkreetse konkursi raames. Kui kandidaat võiks sobida mõnele muule kohale, millele on käimas avalik konkurss, küsime kandidaadilt, kas võime tema kandideerimisdokumendid edastada hindamiseks teise konkursi eest vastutavale töötajale.

Konkreetsele kohale asumise ettepaneku teeme kandidaadile, kelle haridus, töökogemus, teadmised ja oskused vastavad enim ülesannete täitmiseks kehtestatud nõuetele. Paremuselt järgmise kandidaadi võib kohale nimetada avaliku teenistuse seaduse § 18 lõikes 10 sätestatud juhtudel. Sellisel juhul uut konkurssi välja ei kuulutata.

Konkursil osalenutele teatame konkursi tulemustest kirjalikult või muul kokkulepitud viisil koheselt.

Säilitame konkursi jooksul saadud dokumente järgmistel eesmärkidel:

• värbamisprotsessis tekkivate võimalike õigusvaidluste lahendamiseks – kuni nõude aegumiseni (1 aasta);
• paremusjärjestuses järgmisele kandidaadile ametikohale asumise ettepaneku tegemiseks (150 päeva arvates konkursi võitnud isikule ametikohale asumise ettepaneku tegemisest);
• kandideerinu nõusolekul tulevikus korraldataval konkursil osalemise ettepaneku tegemiseks.

Kandidaadi andmed on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.

• Kohtumisel lobistina osalemine

Lobistidega kohtumise avalikustamise eesmärk on suurendada lobitöö ja huvirühmadega suhtlemise läbipaistvust. Läbi kohtumiste avalikustamise on poliitikategemine avalikkusele arusaadavam ning võimaldab paremini mõista, millised huvirühmad poliitikakujundamises osalevad ja kaasa räägivad.

Teave kohtumiste kohta avaldatakse veebilehel ja säilitatakse kuni vajaduse möödumiseni kuid mitte kauem kui viis aastat.

Teil on õigus tutvuda oma isikuandmetega, mida oleme Teie kohta kogunud.

Selleks esitage digitaalselt allkirjastatud taotlus sotsiaalministeeriumile aadressil [email protected] või omakäeliselt allkirjastatud taotlus paberil, aadressil Suur-Ameerika 1, 10122 Tallinn. Vastame Teie taotlusele esimesel võimalusel, kuid hiljemalt ühe kuu jooksul, arvates taotluse saamisest. Erandlikel juhtudel, eelkõige taotluse keerukust või taotluste hulka arvestades, võime vastamise kuupäeva pikendada kuni 2 kuu võrra. Teie kohta käivad andmed väljastame vastavalt Teie soovile kas paberil või elektrooniliselt. Andmete väljastamise eest paberil võime alates 21. leheküljest nõuda tasu kuni 0,19 eurot iga väljastatud lehekülje eest.

Teil on õigus:

• saada teavet oma isikuandmete töötlemise kohta (isikuandmete töötlemise eesmärk, isikuandmete liigid, kellele on isikuandmeid avalikustatud, kaua isikuandmeid säilitatakse või kui isikuandmeid ei koguta Teilt, siis teave allika kohta, samuti teave automatiseeritud otsuste kohta). Seda õigust võib piirata vaid teatud juhtudel (näiteks kui see võib kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi, kahjustada riiklikku julgeolekut vms),
• nõuda ebaõigete isikuandmete parandamist, kui avastate, et Teie kohta käivad andmed on ebaõiged või vajavad täiendamist,
• esitada oma andmete töötlemise osas vastuväide; nõuda andmetöötlemise piiramist näiteks vastuväite esitamise ajaks; või kustutamist, kui meil ei ole alust Teie isikuandmeid töödelda,
• pöörduda andmekaitse järelevalveasutuse ja/või kohtu poole, kui Te leiate, et isikuandmete töötlemisel rikutakse Teie õigusi ja vabadusi.

Õiguste kasutamine on tasuta, välja arvatud juhul, kui Teie taotlus on põhjendamatu või ülemäärane (eelkõige korduva iseloomu tõttu) - siis võime meetmete rakendamise eest küsida tasu või keelduda meetme rakendamisest. Tasu küsimisel või meetme rakendamisest keeldumisel, on meil kohustus põhjendada, miks Teie taotlus on meie hinnangul põhjendamatu või ülemäärane.

Kui sotsiaalministeeriumis toimub isikuandmetega seotud rikkumine ja see kujutab endast tõenäolist ohtu Teie õigustele ja vabadustele, vormistame selle kohta nõutud dokumendid ning esitame need Andmekaitse Inspektsioonile. Kindlasti võtame kasutusele meetmed, et rikkumine kohe lõpetada.

Kui rikkumise tulemusena tekib Teie õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, teavitame sellest ka Teid. Teavituse eesmärk on võimaldada Teil endal võtta vajalikke ettevaatusabinõusid olukorra leevendamiseks.